Tucet užitečných tipů pro efektivní pracovní den a klidnou duši

Znáte ten pocit? Je ráno, máme celý den před sebou, v hlavě tisíc a jeden úkol, který dnes musíme splnit a za žádnou cenu nám nejde začít. Proč? Jednou je to proto, že prostě nevíme kde začít, je toho moc! Podruhé proto, že od rána zvoní telefony a každý nutně něco potřebuje a my se tím necháme strhnout. A potřetí proto, že jsme se zapovídali s kolegou a najednou je hodina pracovní doby pryč. Ať je to jakkoliv, říká se tomu prokrastinace. Občasná prokrastinace je většině lidí blízká a v zásadě není nijak nebezpečná a škodlivá. Jedno je ale jisté. Máme-li nabytí pracovní den, neměli bychom si dovolit prokrastinovat. Nejen, že pak nestihneme neodkladné pracovní záležitosti, ale dostaneme se do stresu s tím spojeným a dáme tak vzniknout úrodné půdě pro zaklíčení dlouhodobějších, vleklých a postupně zničujících psychických problémů. A proto neriskujme a začneme hned. Chceme přece žít spokojený život, v klidu, ale zároveň s pocitem dobře vykonané práce a dostatkem času na rodinu i sám na sebe, nebo ne?

Jak si tedy uspořádat pracovní den, abychom stihli vše podstatné a zbyl nám čas i na kafíčko s kolegy?

Sepsala jsem pro Vás Tucet užitečných tipů pro efektivní pracovní den a klidnou duši

1. Pořiďme si jeden diář (papírový, elektronický, každý dle potřeby).Ale pouze a jen JEDEN diář. Je třeba se konečně rozhodnout, která verze nám lépe vyhovuje, kterou máme vždy u sebe a se kterou jsme schopni rychle a obratně pracovat v okamžiku potřeby.

2. Zapisujme aktivity do diáře VŽDY okamžitě, jakmile je domluvíme či se pro ně rozhodnme. Ušetříme čas, převelíme pamatování do jiného úložiště a jedině tak na nic nezapomeneme.

3. I práce na PC je „schůzka“. Čas pro přípravu podkladů pro účetní (pro kreativní činnost, zaslání nabídek apod.) berme jako schůzku a dejme si ji do diáře. Jedině tak zajistíme, že na to budeme mít skutečně čas, nebudeme to odkádat a dodržíme domluvený termín.

4. Při plánování diáře dodržujme pravidlo 60:40. 60 % času si naplánujme, 40 % nechme volných pro operativní záležitosti (vyřizování telefonátů, e-mailu, kafe s kolegy, diskuse s nadřízeným, nečekané schůzky).

5. Eliminujme úložistě informací. Opravdu je nutné mít 5 šanonů, 4 hromádky, 2 notýsky, 3 druhy diářů, 1 diktafon, apod.. Má každá hromádka svůj význam? Skutečně? Obecné doporučení je používat maximálně 7 úložišť informací. Včetně e-mailové složky Doručené, Archív a Dropboxu.

6. Zaveďme si systém a skutečně ho používejme. Že nejsme systematičtí? Naučme se to. Stačí vydržet 3 týdny a vytvoříme si návyk. To přece stojí za to se „hecnout“, ne?

7. To co zabere méně než 2 minuty udělejme hned. Ostatní delegujme, nebo dejme do diáře a naplánujme.

8. Trsujme. Podobné věci řešme naráz. Vyřízení zmeškaných telefonátů, odpovídání na e-maily, zakládání dokumentů, …

9. Vždy jednou týdně udělejme revizi, že systém funguje, popř. ukliďme a zařaďme do systému. Nutno zařadit do diáře jako schůzku.

10. Nenechme si přetrhnout myšlenku.

    - Nezvedejme zbytečně telefony ihned (pokud to není nutné, samozřejmě). Zpět volejme ve vyhrazný čas.

    - Napišme si ceduli: „Prosím, nerušit! Tvořím! K dispozici budu od ...“. Chvíli to bude trvat, ale kolegové si zvyknou a začnou to používat také ;-).

11. Soustřeďme se. Vypňeme upozornění na příchozí e-mail, vypněme zvonění na telefonu, odhlašme se s Facebooku a Skypu. Uděláme lépe, když předem budeme počítat s poobědovou surfovací půlhodinkou ;-).

12. Prostě se hecněme a začněme to konečně dodržovat.

Tak jdete do toho se mnou? Začínáme hned teď. Budu se těšit na Vaše komentáře, postřehy a třeba i další užitečné typy.